অফিস বা কোম্পানি ম্যানেজমেন্টের অন্যতম প্রধান কাজ হলো কর্মীদের বেতন বা স্যালারি হিসাব করা। ম্যানুয়ালি এই হিসাব করতে গেলে ভুলের সম্ভাবনা থাকে। কিন্তু Microsoft Excel ব্যবহার করে আপনি মাত্র একবার ফরম্যাট তৈরি করে হাজার হাজার কর্মীর স্যালারি নিমিষেই বের করতে পারবেন। আজকের বিজ্ঞানবুক (Bigyanbook)-এর এই পোস্টে আমরা শিখব কীভাবে একটি অটোমেটেড স্যালারি শিট তৈরি করতে হয়।
স্যালারি শিটের মূল উপাদানসমূহ (Components)
কাজ শুরু করার আগে আমাদের জানতে হবে স্যালারি শিটে সাধারণত কী কী থাকে:
- Basic Salary: মূল বেতন।
- HRA (House Rent Allowance): বাড়ি ভাড়া ভাতা।
- DA (Dearness Allowance): মহার্ঘ ভাতা।
- MA (Medical Allowance): চিকিৎসা ভাতা।
- PF (Provident Fund): ভবিষৎ তহবিল (যা বেতন থেকে কেটে রাখা হয়)।
- Gross Salary: সব ভাতা যোগ করে মোট বেতন।
- Net Salary: সব কর্তন (PF, Tax) বাদ দিয়ে হাতে পাওয়া আসল বেতন।
ধাপে ধাপে স্যালারি শিট তৈরির নিয়ম
প্রথমে এক্সেল ওপেন করুন এবং প্রথম রো-তে (Row 1) নিচের হেডলাইনগুলো লিখুন:
| A | B | C | D | E | F | G | H | I |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| ID No | Name | Basic | HRA (40%) | DA (10%) | Medical | Gross | PF (12%) | Net Pay |
ধরা যাক, একজন কর্মীর নাম 'Rahim' এবং তার Basic Salary (C2 সেলে) হলো ১৫,০০০ টাকা। আমরা এখন ফর্মুলা ব্যবহার করব।
সাধারণত কোম্পানি বেসিক স্যালারির ওপর একটি নির্দিষ্ট পার্সেন্টেজ (যেমন ৪০%) বাড়ি ভাড়া বা HRA দেয়।
একইভাবে মহার্ঘ ভাতা বা DA বের করতে হবে। ধরুন এটি বেসিকের ১০%।
মেডিক্যাল অ্যালাউন্স ফিক্সড হতে পারে (যেমন ৫০০ টাকা) অথবা পার্সেন্টেজ হতে পারে। যদি ফিক্সড হয়, তবে সরাসরি F2 সেলে 500 লিখে দিন।
Gross Salary হলো Basic + HRA + DA + Medical এর যোগফল।
অথবা, =C2+D2+E2+F2
PF হলো কর্মীদের জমা রাখা টাকা, যা বেসিক স্যালারি থেকে কেটে রাখা হয়। ধরুন এটি ১২%। এটি বিয়োগ হবে, কিন্তু আগে পরিমাণটা বের করতে হবে।
এটিই চূড়ান্ত ধাপ। মোট বেতন (Gross) থেকে কর্তন (PF) বাদ দিলে যা থাকে, সেটাই Net Salary।
(অর্থাৎ: Gross Salary - PF = Net Salary)
একটি পূর্ণাঙ্গ উদাহরণের টেবিল
| Name | Basic | HRA (40%) | DA (10%) | Medical | Gross | PF (12%) | Net Pay |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Rahim | 15,000 | 6,000 | 1,500 | 500 | 23,000 | 1,800 | 21,200 |
কিছু স্পেশাল টিপস (Bigyanbook Bonus)
- অটোমেটিক ফিল (Drag & Drop): প্রথম কর্মীর হিসাব বের করার পর, সেলের নিচের ডানদিকের কোণায় (Fill Handle) ডাবল ক্লিক করুন অথবা মাউস দিয়ে টেনে নিচে নামান। তাহলে বাকি ১০০ বা ১০০০ কর্মীর হিসাব এক সেকেন্ডেই হয়ে যাবে।
- শর্তসাপেক্ষ (IF Formula): যদি এমন নিয়ম থাকে যে, যাদের বেতন ২০,০০০ এর বেশি তারা শুধু ট্যাক্স দেবে, তবে
IFফর্মুলা ব্যবহার করতে হবে। যেমন:=IF(C2>20000, C2*5%, 0)
আশা করি, বিজ্ঞানবুক-এর এই টিউটোরিয়ালটি আপনাদের উপকারে আসবে। এক্সেল বা কম্পিউটার সম্পর্কিত আরও কোনো প্রশ্ন থাকলে কমেন্ট করে জানাতে পারেন। নিয়মিত আপডেট পেতে আমাদের সাথেই থাকুন।